Las pequeñas, medianas y grandes empresas privadas deberían someterse a una auditoría financiera externa por parte de empresas consultoras, ya que con ellas obtendrían grandes beneficios que les ayudarían a mantener su sistema de contabilidad en orden para desalentar el fraude interno y el robo.
Una auditoría financiera externa es un servicio prestado por profesionales cualificados en contabilidad, independientes a la empresa que realizan una revisión profunda de la situación financiera de una empresa, Conozca aquí la metodología de calidad, en cuanto a los registros contables, políticas de controles internos, procedimientos, procesos, tenencias de efectivo y otras áreas financieras sensibles, para validar que sean coherentes según los principios contables aceptados.
¿Qué funciones tiene un auditor externo en su PyME?
1. Revisar toda la documentación financiera como: facturas, recibos de ventas, extractos bancarios, entre otros y revisar los sistemas establecidos para transmitir esta documentación al departamento de contabilidad. Es importante hacer un seguimiento a todo este proceso para validar si se está transmitiendo información oportuna y confiable, si los registros contables son fiables o poco fiables, para finalmente determinar incoherencias en los registros financieros de una empresa.
2. Examinar las políticas de mantenimiento de registros de la empresa y comprobar que los registros se están almacenando correctamente. Las pequeñas empresas deben mantener al menos una fotocopia electrónica de toda factura y otra documentación financiera hasta el final del período contable actual. Asegúrese de tener un fácil acceso a estos registros archivados que pueden arrojar luz sobre cualquier posible problema que pudiera surgir.
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3. Identificar si dentro del sistema de contabilidad se está registrando todo elemento contable de la empresa, incluyendo las cuentas (débito y crédito), asientos de diario, el libro mayor general y los estados financieros actuales. Verificar que el sistema tiene la capacidad de corregir los errores humanos, así como también los errores aritméticos.
4. Comprobar el nivel de seguridad y las políticas de controles internos de la compañía, es importante medir el nivel de protección que proporcionan contra el robo y el fraude. Las políticas de control interno incluyen cosas como la separación de los deberes de contabilidad entre los diferentes empleados, cajas de seguridad cerradas para la celebración de depósitos bancarios pendientes y software de contabilidad protegido por contraseña que rastrea exactamente quién hace qué y cuándo.
5. Comparar los recibos de compra enviados de los proveedores por un mes determinado contra los registros de compra internos, por ejemplo, o compare las cintas de la caja registradora con los ingresos registrados en los libros.
6. Analizar los registros de impuestos internos de la compañía y las declaraciones de impuestos oficiales. Los registros de impuestos deben mantenerse durante siete años para estar seguros. Revise los créditos y deducciones reclamados en la declaración de impuestos más reciente, buscando áreas de informes dudosos, como números de gastos inflados.
