Si tienes una empresa en Colombia cuya actividad económica esté acorde con lo dispuesto en la Resolución 000020 de 2019, sabrás que es obligatorio el uso de factura electrónica.
Una factura electrónica es lo que es, una factura. Esta cuenta con los mismos efectos legales que una factura física pero la diferencia radica en que esta se expide y recibe en formato electrónico.
Según la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) la factura electrónica “es un documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación”.
Hoy en Legap te decimos todo lo que debes saber sobre facturación electrónica en Colombia.
¿Qué características debe tener una factura electrónica según la DIAN?
Según la DIAN, una factura electrónica debe tener las siguientes características:
-Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
-Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
-Cumple los requisitos del 617 ET y discrimina el impuesto al consumo cuando es el caso.
-Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.
-Incluye el Código Único de Factura Electrónica CUFE.
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Modelo de Operación de la factura
El modelo de facturación tiene como objetivo principal la masificación en el uso de la factura electrónica en Colombia. Esto facilita la interoperabilidad de aquellos quienes usan el facturado electrónico y quienes adquieren bienes que son facturados por este medio.
Al hacer uso de la facturación electrónica en territorio colombiano, es importante que sepas que todas tus facturas pueden ser certificadas por las pruebas de habilitación de la DIAN. El servicio electrónico que recibirá tus fracturas y te brindará un catálogo con la información de los participantes en la misma. El sistema permite que todo el que desee facturar electrónicamente pueda postularse.
¿Cómo se emite una factura electrónica?
- Por medio de una solución de facturación que disponga el responsable de facturar
- Por medio de los servicios de algún servidor tecnológico, estando siempre de acuerdo con los estatutos legales para realizarlo en territorio colombiano
Existen tres actores en una factura electrónica:
- El facturador electrónico
- El adquirente
- El proveedor tecnológico
¿Quiénes facturan de forma electrónica?
La facturación electrónica es usada por todos aquellos que tienen la obligación de facturar por selección de la DIAN. Por otra parte, podrán facturar por este medio todo aquel que voluntariamente opte por este modelo.
Es importante recordar que todo aquel que tenga la obligación de declarar y pagar IVA y el impuesto al consumo está en el deber de expedir una factura electrónica.
Plazos de facturación
1.Seleccionados por la DIAN
Los estatutos de la DIAN, en los que se seleccionan personas (físicas o jurídicas) obligadas a facturar electrónicamente, establecen una fecha límite para la facturación electrónica. Todo facturador seleccionado por el organismo responsable tiene un plazo máximo de seis meses para iniciar con sus actividades correspondientes.
2.Los que facturen voluntariamente de forma electrónica
Luego de comunicar a la DIAN su interés de emitir facturas electrónicas por medio del Sistema Muisca, el interesado dispondrá de tres meses para realizar las pruebas de habilitación del software de facturación dispuestas por la organización. De no hacerlo en este plazo, este podrá intentarlo nuevamente las veces que requiera hasta lograrlo. Luego de superar las pruebas, en un lapso de tres meses, la DIAN emitirá la resolución de habilitación, indicando la fecha en la que deberá iniciar con su proceso de facturación electrónica, estando en la obligación de facturar por este medio a partir de ese momento. De cualquier forma, la DIAN no podrá hacer exigible el sistema de control hasta que pasen tres meses de la fecha del pago obligatorio.
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