El 27 de febrero de 2019 la Dian expidió el Concepto 4834 de 2019, mediante el cual establece que en vista de que a la fecha no se ha expedido un decreto que reglamente los requisitos, condiciones y procedimientos establecidos en el artículo 16 de la Ley 1943 de 2018, en lo relacionado con los documentos equivalentes POS como soporte para solicitar costos y deducciones en el impuesto sobre la renta e IVA descontable en el impuesto sobre las ventas, se continuarán aplicando las disposiciones que regulan la materia antes de la entrada en vigor de dicha ley. Lo anterior significa que a la fecha el documento equivalente POS continúa vigente como soporte válido para llevar a cabo dicha solicitud.

Para el reconocimiento de las transacciones en los estados financieros durante la vigencia 2019 con efectos tributarios, la administración de las entidades presentan sus inquietudes recurrentemente a los contadores sobre la validez de los documentos equivalentes a la factura y específicamente los documentos con sistema POS para solicitar costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, lo mismo que impuestos descontables en el impuestos sobre las ventas.

La inquietud surge al revisar el articulo 16 de la Ley 1943 de 2018, que adiciono el parágrafo 4ª al articulo 616-1 del Estatuto Tributario. Para definir de manera sucinta el tema, consideramos necesario que recordemos los siguiente artículos del E.T.:

Articulo 616-1 – Modificado. L. 1819/2016, art. 308. Factura o documento equivalente.

La factura de venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.

Son sistemas de facturación, la factura de venta y los documentos equivalentes. La factura de talonario o de papel y la factura electrónica se consideran para todos los efectos como una factura de venta.

ART. 617.- Modificado. L. 223/95, art. 40. Requisitos de la factura de venta.

Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el articulo 615 ET consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a) Estar denominada expresamente como factura de venta.

b) Apellidos y nombre o razón y número de identificación tributaria NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c) Modificado. L. 788/2002, art. 64. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

e) Fecha de su expedición

f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados

g) Valor total de la operación

h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura

i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas

j) C. Const., Sent. C-291, abr. 21/2010.

ART. 771-2.—Adicionado. L. 383/97, art. 3º. Procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables.

Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) del artículo 617 y 618 del estatuto tributario.

Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del estatuto tributario.

Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.

Articulo 616-1 Parágrafo. 4º – Adicionado. L. 1943/2018, art. 16.

Los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS no otorgan derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, ni a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios para el adquiriente. No obstante, los adquirientes podrán solicitar al obligado a facturar, factura de venta, cuando en virtud de su actividad económica tengan derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones.

Para concluir el tema y ratificar que los documentos equivalentes sistema POS tienen plena validez tributaria en 2019, debemos tener en cuenta que hasta el día de hoy, la Dirección de Impuestos Nacionales DIAN no ha reglamentado el presente articulo, como lo dice en el Parágrafo transitorio. 1º – Modificado. L. 1943/2018, art. 16. Los requisitos, condiciones y procedimientos establecidos en el presente artículo, serán reglamentados por el Gobierno Nacional; entre tanto, aplicarán las disposiciones que regulan la materia antes de la entrada en vigencia de la presente ley. Las facturas expedidas de conformidad con los artículos 1.6.1.4.1.1 al 1.6.1.4.1.21 del Decreto 1625 de 2016 mantienen su condición de documentos equivalentes. A partir del 1º de enero de 2020, se requerirá factura electrónica para la procedencia de impuestos descontables, y costos o gastos deducibles, de conformidad con la siguiente tabla.